Firmenevent planen und durchführen: die wichtigsten Schritte

Geschrieben von:

Tech-Writer Paule am 28.09.2024

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Ein erfolgreiches Firmenevent bleibt lange in Erinnerung, stärkt den Zusammenhalt im Team und trägt maßgeblich zur Unternehmenskultur bei. Doch hinter einem solchen Event steckt viel mehr als nur die Idee, die Kollegen und Mitarbeiter zu einem gemeinsamen Abendessen oder Workshop einzuladen. Es bedarf einer durchdachten Planung und Organisation, um sicherzustellen, dass das Event den gewünschten Zweck erfüllt. In diesem Artikel erfahren Sie, welche Schritte notwendig sind, um ein Firmenevent von der ersten Idee bis hin zur Nachbereitung erfolgreich zu gestalten.

Copyright und Lizenz: Von "BlueFlexx-WebDesing" erstellte Grafik zum Artikel über Firmenevents

1. Location und Datum festlegen

Die Wahl der richtigen Location und das passende Datum gehören zu den ersten und wichtigsten Entscheidungen bei der Eventplanung. Der Ort, an dem das Event stattfindet, prägt maßgeblich die Atmosphäre und sollte daher sorgfältig ausgewählt werden. Dabei sollten terminliche Kollidierungen nach Möglichkeit umgangen werden, z. B. wenn parallel andere gesellschaftliche Events stattfinden oder viele im Urlaub sind. Ein rechtzeitiger „Save-the-Date“-Hinweis kann zusätzlich helfen, dass sich die eingeladenen Personen den Termin freihalten.

Überlegen Sie, welcher Rahmen am besten zu Ihrem Vorhaben passt: Soll es ein urbanes Umfeld mit modernem Flair sein oder doch lieber eine ländliche Idylle, die Ruhe und Entspannung bietet?

2. Motto und Programm erarbeiten

Überlegen Sie sich genau, welchen Zweck Ihr Firmenevent haben soll. Geht es lediglich darum, mit den Mitarbeitern gesellig zusammenzukommen, planen Sie einen Tag der offenen Tür, sodass auch Außenstehende angelockt werden sollen oder geht es im Allgemeinen um Imagepflege oder die Vorstellung eines neuen Produkts? Gestalten Sie Ihr Programm dementsprechend und seien Sie sich auch der Zielgruppe bewusst, die Sie damit ansprechen (möchten).

Ob Fachvorträge, Workshops, Teambuilding-Aktivitäten oder eine Mischung aus verschiedenen Formaten – der Inhalt muss den Teilnehmern Mehrwert bieten und zum Gesamtziel des Events beitragen.

3. Budget bestimmen

Ohne eine klare finanzielle Grundlage kann das Event schnell aus dem Ruder laufen. Legen Sie fest, wie viel Geld zur Verfügung steht und planen Sie das Event dementsprechend. Berücksichtigen Sie dabei alle möglichen Kostenfaktoren: Miete für die Location, Verpflegung, Honorare für Redner, Technik, Dekoration, Transportkosten und gegebenenfalls auch Übernachtungskosten. Vergessen Sie auch nicht, etwa 10 bis 20 Prozent an "Puffer" einzuplanen, um unvorhergesehene Ausgaben decken zu können. Sollten Sie Sponsoren in Betracht ziehen, klären Sie frühzeitig ab, welche Leistungen übernommen werden und inwieweit dies das Budget entlasten kann.

4. Ggf. Genehmigungen einholen

Je nach Art und Umfang des Firmenevents können verschiedene Genehmigungen erforderlich sein. Dies kann etwa bei der Nutzung öffentlicher Flächen, bei besonderen Lärmbelastungen oder beim Ausschank von Alkohol der Fall sein. Informieren Sie sich frühzeitig bei den zuständigen Behörden, ob und welche Genehmigungen notwendig sind.

5. Eventuell Teilnehmerzahl begrenzen

Unter Umständen kann es sinnvoll sein, nur eine begrenzte Personenzahl zu Ihrem Firmenevent einzuladen, etwa weil die Location nur wenig Platz bietet oder sich die Veranstaltung nur an einen stark begrenzten Personenkreis richtet. Gleichzeitig können Kosten auf diese Weise gering gehalten werden, was eine bessere Planbarkeit ermöglicht und die aktive Teilnahme aller geladenen Gäste fördert.

6. Werbemittel bereithalten

Steigern Sie die Vorfreude, indem Sie Ihr Event frühzeitig bewerben. Hierbei können sowohl digitale als auch analoge Mittel zum Einsatz kommen: von klassischen Einladungen und Flyern über E-Mail-Kampagnen bis hin zu Social-Media-Posts und einem Event-Hashtag.

Bei der Durchführung selbst sollten Sie es nicht dem Zufall überlassen, ob Ihre Gäste den Tag oder Abend in guter Erinnerung behalten werden. Verteilen Sie Werbeartikel, wie bedruckte Taschen, Kugelschreiber oder Wasserflaschen. Legen Sie auch ausreichend Infomaterial aus, das sich die Teilnehmer nach Belieben mitnehmen können.

7. Sicherheit vor Ort gewährleisten

Je nach Größe und Art des Events sollten entsprechende Maßnahmen ergriffen werden, um für einen reibungslosen und sicheren Ablauf zu sorgen. Dazu gehören etwa die Bereitstellung von Sicherheitskräften, die Einrichtung von Notausgängen und das Vorhalten von Erste-Hilfe-Maßnahmen. Bei größeren Veranstaltungen kann es zudem sinnvoll sein, mit der örtlichen Feuerwehr oder dem Roten Kreuz zusammenzuarbeiten.

8. Nachbearbeitung

Nach dem Event ist vor dem Event! Die Nachbearbeitung ist ein wichtiger Schritt, um das Firmenevent abzurunden und daraus Erkenntnisse für zukünftige Veranstaltungen zu ziehen. Sammeln Sie Feedback von den Teilnehmern, analysieren Sie die Kosten und den Erfolg der einzelnen Programmpunkte und dokumentieren Sie die gewonnenen Erkenntnisse. Zudem sollten Sie überlegen, ob eine mediale Nachbereitung – etwa durch das Teilen von Fotos oder Videos – sinnvoll ist, um das Event nachhaltig im Gedächtnis der Teilnehmer zu verankern.

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